Já estamos há quase 6 meses em quarentena, com perspectivas de continuar assim até 2021, o que vem trazendo grandes desafios à gestão das empresas. Não há dúvidas de que é mais difícil manter os integrantes de uma equipe engajados em home office, afinal, a falta de contato presencial abre espaço para a desconexão e o distanciamento dos objetivos pelos colaboradores. Apesar das dificuldades, existem algumas práticas de liderança que garantem o direcionamento do time para um caminho diferente. Para saber quais são elas, confere o esse post!
Organizamos o conteúdo da seguinte forma:
Boa comunicação e metas claras
Use ferramentas de organização e de gestão de equipe
Ter uma agenda de trabalho atualizada
Se mostre disposto a ajudar com questões profissionais e pessoais
Crie espaços de valorização dos membros
1. Boa comunicação e metas claras
Para qualquer relação funcionar é essencial haver uma boa comunicação e em uma empresa isso não é diferente. Para que a comunicação seja eficaz, é essencial que haja transparência quanto aos desafios enfrentados pela equipe, de modo a mantê-los alinhados em relação às metas.
Na quarentena, período em que grande parte das empresas está trabalhando em home office, a boa comunicação e transparência tornaram-se ainda mais essenciais para manter o sentimento de pertencimento na equipe. É normal que a sensação de exclusão e isolamento aumente, e para amenizar esse sentimento é essencial manter uma comunicação ativa e próxima aos membros.
Reunião de equipe para alinhamento de metas. Fonte: Unsplash (Austin Distel)
Na Atlântica, a estratégia utilizada pela presidência foi fazer ligações de acompanhamento para cada diretoria, visando a entender como cada membro está e alinhá-lo às metas estabelecidas no Planejamento Estratégico. Primeiramente, foi necessário revisá-lo para adequar as metas ao contexto da pandemia e posteriormente fizemos um plano de ação utilizando a ferramenta 5W2H.
A 5W2H é um método de expor algumas dores da empresa, ao questionar o que, por quê, como, quem e quando resolver o problema ou atingir cada meta. Essa ferramenta é importante para deixar os objetivos mais palpáveis e integrar mais os membros para o progresso da empresa, além de manter o planejamento estratégico coerente e presente no contexto interno da organização.
Além disso, fazer Check Point frequentemente é uma excelente maneira de incentivar a comunicação da equipe e também abrir um espaço para discussão das demandas internas - e assim deliberar a melhor estratégia a ser seguida. É importante criar um ambiente receptivo para que os membros do time tragam suas pautas e apresentem suas ideias e soluções.
Na Atlântica, o espaço para a realização de Check Points é a Reunião Geral (RG). Nela são feitos os repasses, de modo a manter o grupo alinhado no que tange aos acontecimentos da empresa e às discussões, momento em que as demandas são trazidas e as deliberações acontecem. A Maria Luiza Nascimento, diretora de recursos humanos da Randstad, empresa com excelência em soluções para recursos humanos, afirma que manter uma comunicação constante com os colaboradores é fundamental para diminuir a distância trazida pela quarentena.
2. Use ferramentas de organização e de gestão de equipe
Para manter a comunicação do time existem algumas ferramentas para te auxiliar. Dentre elas está o Whatsapp. Embora já seja muito utilizado no dia a dia, ele também pode ser utilizado para facilitar a comunicação e organização do time. É possível criar grupos com alguns membros para focar em determinados projetos da empresa, de modo que as discussões fiquem mais centralizadas e focadas no assunto do projeto.
Isso também facilita determinar o que será feito nas reuniões virtuais e quando elas acontecerão. Na Atlântica, o Whatsapp serviu de ferramenta de comunicação e organização para os Grupos de Trabalhos (GTs), que foram criados com o intuito de desenvolver alguns projetos internos e resolver algumas dores da empresa.
Além do Whatsapp, outra ferramenta capaz de garantir a organização do time é o Trello, já muito utilizado por algumas empresas, que é extremamente eficaz para que cada membro consiga delimitar seus afazeres através de checklists em quadros e cartões. Além disso, o aplicativo permite o gerenciamento de projetos de uma maneira bastante dinâmica e versátil, além de proporcionar a interação do time nos quadros.
Na Atlântica, o Trello é uma ferramenta essencial, é através dele que a presidência realiza o acompanhamento das atividades dos membros, ao utilizar listas semanais com cartões para cada membro. Ademais, o Trello também é utilizado para a gestão dos projetos, ao colocar as atividades a serem desenvolvidas, bem como o responsável por cada atividade. Resumidamente, o Trello é essencial para a organização da empresa e também foi utilizado para esquematizar as atividades dos GTs.
Quadro de atividades da Atlântica no Trello
Outra forma de organizar a equipe da Atlântica na quarentena foram os próprios GTs. Para que conferissem um resultado eficaz para a empresa, a metodologia utilizada foi a Squad, a qual consiste em uma equipe auto organizada e multifuncional. Cada equipe é composta por um número restrito de membros (5 a 8 pessoas) com autonomia para tomar decisões relacionadas ao que será feito e de que maneira, no que se refere ao tópico do GT. Para organizá-lo internamente é fundamental que haja um cronograma para guiar as atividades (elaborado pelos próprios integrantes) com os rumos e temas a serem desenvolvidos.
Comparação do método tradicional de gestão de times com o método Squad
3. Ter uma agenda de trabalho atualizada
Para conseguir manter a equipe alinhada, é importante que os dias e horários de reuniões estejam bem claros e acessíveis para a equipe. Para isso, é essencial ter um calendário com a rotina diária, reuniões e compromissos da empresa (capacitações, eventos, etc.), com o intuito de organizar e alinhar o time. Ademais, é importante relembrar a equipe dos eventos excepcionais antecipadamente, para que não haja desentendimentos e para que o trabalho da equipe não fique prejudicado por possíveis atrasos ou ausências.
Na Atlântica utilizamos a própria agenda do gmail para fazer o registro das atividades. No início de cada semana, a agenda é compartilhada no grupo de Whatsapp da empresa, e antes de cada evento (programado e combinado em reunião), a presidência relembra o time dos compromissos conjuntos da equipe.
Agenda da Atlântica no Google Calendar.
Outra maneira de garantir a participação dos membros nas atividades da empresa é consultá-los quanto aos horários para evitar reuniões em horários conflitantes, já que garantir a presença dos membros necessários para a tomada de decisão é essencial para a construção de melhores ideias. Para escolher a melhor data nossa equipe utiliza o Doodle, plataforma que permite fazer uma pesquisa rápida e fácil dos horários de cada membro, através de enquetes. O fato de os membros determinarem o horário das reuniões confere maior responsabilidade quanto à sua assiduidade, garantindo uma maior adesão às reuniões.
4. Se mostre disposto a ajudar com questões profissionais e pessoais
Para que sua equipe obtenha um alto desempenho é ideal que o ambiente de trabalho propicie o bem estar dos membros e o papel do líder do time é de extrema importância para propiciar isso. Entender o ritmo de cada integrante da sua equipe, interessando-se pelo estado emocional do coletivo e do indivíduo (faça perguntas como: “Como você está? Precisa de alguma ajuda?”), é uma maneira de garantir de garantir esse ambiente.
Na Atlântica o trabalho de manter um ambiente agradável para os membros é feito pela presidência, nas ligações com cada diretoria, e pelo setor de gestão de pessoas, ao propor atividades descontraídas para motivar e unir a equipe. Veja mais em Como manter sua equipe animada e integrada em home office? Veja 5 dicas infalíveis.
Além disso, é importante que a presidência/líder de equipe mostre-se presente, ainda mais no contexto da quarentena, em que os membros podem sentir-se mais isolados em virtude do trabalho remoto. Para isso, é essencial que a liderança busque suporte para a equipe e demonstre disponibilidade em aderir a novas ideias e recursos, de modo a mostrar que mesmo de longe, os integrantes podem contar com o amparo de um bom líder.
5. Crie espaços de valorização dos membros
A maneira mais eficaz de manter uma equipe engajada é incentivando-a e uma forma de fazer isso é reconhecendo o desempenho de cada um. Para isso, é imprescindível criar o costume de realizar feedbacks. Os feedbacks são maneiras de avaliação quanto à informação ou processo realizado, de modo a proporcionar uma resposta positiva ou construtiva para a ação. Isso proporciona o aprimoramento, quando necessário, e o incentivo à construção profissional e pessoal dos membros.
Como forma de incentivar os integrantes da Atlântica a darem feedbacks, existe um formulário online em que os membros podem elogiar ou dar dicas construtivas para os demais. Assim, os feedbacks tornam-se mais recorrentes, além de que as pessoas conseguem observar onde estão acertando e o que podem melhorar.
Incentivar os membros em suas tarefas é fundamental para a sua valorização, por isso é importante reconhecê-los quando fazem um bom trabalho, seja com elogios ou incentivos em formato de premiação. Na Atlântica o reconhecimento dos membros é feito semanalmente na Reunião Geral, no momento em que chamamos de “Momento Mandou Bem”, no qual reconhecemos os feitos dos integrantes e agradecemos pela colaboração para o crescimento da empresa.
Outra forma de reconhecer o desenvolvimento de um integrante da Atlântica é conceder-lhe um elogio formal, no qual ele é reconhecido perante a empresa em Reunião Geral e recebe uma gratificação. Independentemente da forma com que você se relaciona com os membros do seu time, o reconhecimento deles é imprescindível para que haja um estímulo para sua equipe ter um alto desempenho.
Conclusão
Em suma, para possuir uma equipe de alto desempenho, ela precisa ser estimulada, estar alinhada e ter metas claras. Os pontos trazidos neste post seguem essa linha de raciocínio, sendo eles:
1. Estabeleça um boa comunicação e metas claras: para que um membro consiga dar o melhor de si ele precisa entender o que está fazendo e o motivo por trás disso. Ter metas claras é fundamental para dar significado às ações da empresa, e a melhor maneira de fazer isso é manter uma comunicação constante com cada membro da equipe.
2. Use ferramentas de organização de equipe: existem milhares de ferramentas disponíveis na internet para auxiliar na organização da equipe, e por que não utilizar-se delas? Uma ferramenta de organização aumenta muito a qualidade e facilidade de comunicação dentro de uma equipe.
3. Tenha uma agenda de trabalho organizada: uma agenda é fundamental para alinhar os membros aos eventos e acontecimentos internos da empresa, por isso, ter uma agenda coletiva é nossa dica para garantir a participação de todos nas reuniões e acelerar os processos internos.
4. Se mostre disposto a ajudar com questões profissionais e pessoais: é importante que a equipe tenha um suporte, ainda mais na quarentena, e ter alguém que se mostre aberto e disponível é essencial para criar esse ambiente mais seguro na empresa.
5. Crie espaços de valorização dos membros: uma maneira de motivar uma pessoa é reconhecendo seu esforço e evolução. Dentro de uma equipe não é diferente, por isso faça elogios e reconhecimento aos seus colaboradores, isso certamente vai gerar um engajamento maior e vai fazer com que eles realizem seus trabalhos de maneira mais confiante.
Para saber mais sobre como elaborar estratégias de sucesso para sua empresa, acesse o artigo escrito pelo Arthur Gehrke, mestrando em Gestão de Pessoas pela UFRGS.
Autoria: Kelen Grando, Presidente na Atlântica Consultoria Internacional.
Edição: Giovana Rossatto, diretora de marketing na Atlântica Consultoria Internacional.